01
الاستفسارات تنتظر مسؤولاً عنها
تصل الطلبات عبر صناديق بريد مشتركة وقنوات مختلفة. تتوزع التفاصيل المهمة، وتفقد المتابعات سياقها، ولا تتضح الخطوة التالية.
عمليات عن بُعد لفرق الأعمال بين الشركات الراسخة
عمليات خلفية محددة. قواعدكم. قراراتكم.
نتفق أولاً على سير العمل وحدود الاعتماد ومسار التصعيد. ثم تُنفّذ الأعمال الروتينية وفق قواعد التشغيل المتفق عليها.
حدّد سير عملك→01 / حيث يتشظّى العمل
عندما يبدأ العمل في التشظّي.
02
الطلبات تنتقل بين الأشخاص والأنظمة
تحتاج المعلومات إلى التحقق والتسجيل والتوجيه والتسليم. وتستهلك الأعمال الإدارية الروتينية الانتباه من القرارات التي لا يستطيع اتخاذها إلا فريقكم.
03
الفواتير والسجلات تحتاج مساراً واضحاً
تحتاج المستندات وتحديثات الحالة والسجلات الداعمة إلى إعداد وترتيب حتى يراجعها الشخص المناسب.
04
طوابير العملاء تسبّب انقطاعات مستمرة
تنافس الأسئلة الروتينية والتحديثات المعتمدة بقية مهام اليوم. وتحتاج الاستثناءات إلى مسار واضح إلى الشخص المخوّل بالقرار.
02 / نموذج التشغيل
ننفّذ العمل. وأنتم تتخذون القرار.
يُحدَّد سير عمل واحد قبل بدء العمل الروتيني: مدخلاته ومخرجاته ومسؤولوه وحدود الاعتماد فيه ومسار التصعيد.
- 01
نحدّد سير العمل
نتفق على مصدر الحقيقة والمدخلات والمخرجات والمسؤولين ونقاط الاعتماد ومسار التصعيد.
- 02
ننّفذ العمل الروتيني
تتولى YTEQO الاستلام والسجلات والطوابير والتسليم والتواصل المعتمد وفق قواعد التشغيل المتفق عليها.
- 03
تبقى القرارات لدى فريقكم
تبقى القرارات التقنية والتجارية والنهائية المتعلقة بالعملاء لدى فريقكم. وتُصعّد الحالات الخارجة عن القواعد المتفق عليها إلى الشخص المخوّل بالقرار.
03 / الخدمات
عمل محدد. تسليمات واضحة.
إدارة الطلبات والاستفسارات
نلتقط الطلبات والاستفسارات الواردة ونتحقق منها ونسلّمها ضمن العملية المتفق عليها.
إدارة صندوق البريد المشترك والطابور
نصنّف الرسائل الواردة ونحافظ على الطابور ونوضح الخطوة التالية.
إدارة الفواتير والمستندات الداعمة
نعد المدخلات الإدارية ونرتب المستندات الداعمة ونسلّم البنود للمراجعة.
تواصل معتمد مع العملاء
نرسل التحديثات والتذكيرات الروتينية المتفق عليها مسبقاً؛ ونصعّد الاستثناءات إلى قراركم.
السجلات والتعليقات وتنسيق القنوات
نحافظ على السجلات المتفق عليها محدثة ونجمع المعلومات المرتبطة للأشخاص الذين يحتاجونها.
تقارير التشغيل وتسليم العمل
نوفر عرضاً متفقاً عليه للأعمال الجارية والبنود المفتوحة وحالات التسليم.
حدود النطاق: يُحدَّد نطاق الخدمات لكل عملية على حدة. تظل الأسعار والخصومات وحدود الائتمان والشروط التعاقدية والمواصفات التقنية وإصدار الجودة والتقييم القانوني أو الضريبي والحل النهائي للشكاوى لدى العميل.
04 / حدود التشغيل
حدود واضحة، وعمل يُنفَّذ بمسؤولية.
قبل بدء العمل، تُسجَّل ضمن نطاق العملية المعلومات اللازمة ووسائل الوصول المصرّح بها ومالكو الاعتمادات ومسار التصعيد.
تُناقش مسائل التعامل مع البيانات والسرية ووسائل الوصول والاحتفاظ بها عند تحديد كل تعاون على حدة.
05 / أدواتكم، وسير عملكم
مصمّم حول الأدوات التي يستخدمها فريقكم فعلياً.
لا ترتبط YTEQO بحزمة برمجيات محددة. وعند تحديد التعاون، نحدد الأنظمة والقنوات والمدخلات ووسائل الوصول والتسليم اللازمة للعملية المعنية.
الهدف هو نموذج تشغيل واضح حول الأدوات التي يستخدمها فريقكم بالفعل، لا تطبيق برمجيات عام.
06 / نموذج التشغيل
قارنوا نموذج التشغيل، لا الوعد.
القدرة الداخلية
يبقى التوظيف والتدريب والإشراف والعبء الإداري داخل مؤسستكم.
نطاق YTEQO
عملية محددة وحدود متفق عليها وقدرة تشغيلية عن بُعد لازمة لهذا النطاق.
تنتمي المقارنة إلى مرحلة تحديد النطاق، وتُبنى على سير العمل الفعلي وافتراضات التشغيل، لا على وفورات أو أرقام أداء مُختلقة.
07 / نطاق المرحلة التجريبية
كيف نحدّد نطاق المرحلة التجريبية
يوثّق النطاق المكتوب قواعد التشغيل لعملية محددة واحدة قبل بدء العمل الروتيني.
- سير العمل
- يُحدَّد سير عمل واحد للمرحلة التجريبية.
- المدخلات والمخرجات
- تُدرج المدخلات المطلوب التعامل معها والمخرجات المطلوب إنتاجها في النطاق المكتوب.
- مالكو الاعتماد
- تُسمّى الجهات التي تعتمد الحدود الروتينية والاستثناءات.
- حدود الحجم
- يُذكر حد الحجم المشمول قبل بدء العمل الروتيني.
- التصعيد
- تتبع الحالات الخارجة عن القواعد المتفق عليها مسار التصعيد المذكور.
تبقى القرارات التقنية والتجارية والنهائية المتعلقة بالعملاء لدى فريقكم.
08 / مرحلة تجريبية محدودة
ابدأوا بسير عمل واحد محدد ونطاق مكتوب.
تطبّق المرحلة التجريبية النطاق المتفق عليه على سير عمل واحد. ويُؤكَّد السعر النهائي للمرحلة التجريبية وللتعاون المستمر بعد الاتفاق على نطاق سير العمل.
09 / الأشخاص وراء YTEQO
الأشخاص وراء YTEQO.
تعرّفوا إلى Petr وSabina، الشخصين وراء YTEQO.
Petr
Sabina
10 / حدّد سير عملك
حدّد سير عملك.
أخبرونا عن سير العمل المتكرر الذي يحتاج إلى نموذج تشغيل أوضح. سنستخدم هذه المعلومات لفهم ما إذا كان نقاش تحديد النطاق مناسباً.
يمكنكم أيضاً مراسلتنا مباشرة على: info@yteqo.com