01
Les demandes attendent un responsable
Les sollicitations arrivent dans des boîtes partagées et par différents canaux. Les informations utiles se dispersent, les relances perdent leur contexte et la prochaine action manque de clarté.
OPÉRATIONS À DISTANCE POUR ÉQUIPES B2B ÉTABLIES
Des processus administratifs définis. Vos règles. Vos décisions.
Nous définissons d’abord le processus, les limites de validation et le circuit d’escalade. Les tâches récurrentes suivent ensuite les règles de fonctionnement convenues.
Cadrer votre processus→01 / LÀ OÙ LE TRAVAIL SE DISPERSE
Lorsque le travail commence à se disperser.
02
Les commandes passent d’une personne et d’un système à l’autre
Les informations doivent être vérifiées, enregistrées, orientées et transmises. L’administration courante détourne l’attention des décisions que seule votre équipe peut prendre.
03
Les factures et dossiers exigent une traçabilité claire
Les documents, mises à jour de statut et pièces justificatives doivent être préparés et classés pour que la bonne personne puisse les examiner.
04
Les files clients interrompent en continu
Les questions courantes et les mises à jour validées se disputent le temps de la journée. Les exceptions doivent suivre un chemin clair vers la personne habilitée à décider.
02 / MODÈLE OPÉRATIONNEL
Nous exécutons. Vous décidez.
Avant le démarrage des tâches récurrentes, un processus est défini : ses entrées, ses livrables, ses responsables, ses limites de validation et son circuit d’escalade.
- 01
Définir le processus
Convenir d’une source de référence, des entrées, des livrables, des responsables, des points de validation et du circuit d’escalade.
- 02
Exécuter les tâches récurrentes
YTEQO prend en charge la réception, les enregistrements, les files de traitement, les transmissions et les communications approuvées selon les règles de fonctionnement convenues.
- 03
Conserver les décisions au sein de votre équipe
Les décisions techniques, commerciales et finales relatives au client restent entre les mains de votre équipe. Les cas sortant des règles convenues sont escaladés à la personne habilitée à décider.
03 / SERVICES
Un travail défini. Des transmissions claires.
Gestion des commandes et des demandes
Réceptionner, vérifier et orienter les commandes et demandes entrantes dans le cadre du processus convenu.
Gestion de la boîte partagée et des files de traitement
Trier les messages entrants, maintenir la file de traitement et rendre visible la prochaine action.
Administration de la facturation et des pièces justificatives
Préparer les éléments administratifs, organiser les documents justificatifs et orienter les éléments à examiner.
Communication client validée
Envoyer les mises à jour courantes et les relances convenues à l’avance ; escalader les exceptions pour votre décision.
Suivi des dossiers, commentaires et coordination des canaux
Tenir à jour les dossiers convenus et regrouper les informations liées pour les personnes qui en ont besoin.
Reporting opérationnel et transmissions
Fournir la vue convenue des travaux en cours, des éléments ouverts et des transmissions.
Limite de périmètre : Les services sont définis processus par processus. La tarification, les remises, les conditions de crédit, les conditions contractuelles, les spécifications techniques, la validation qualité, l’évaluation juridique ou fiscale et la résolution finale des réclamations restent du ressort du client.
04 / LIMITES OPÉRATIONNELLES
Des limites claires, une exécution cadrée.
Avant le début des opérations, le périmètre du processus consigne les informations nécessaires, les accès autorisés requis, les responsables de validation et le circuit d’escalade.
Les questions liées au traitement des données, à la confidentialité, aux accès et à la conservation sont traitées lors du cadrage de la mission concernée.
05 / VOS OUTILS, VOTRE PROCESSUS
Conçu autour des outils que votre équipe utilise déjà.
YTEQO n’est lié à aucun environnement logiciel particulier. Lors du cadrage, nous établissons les systèmes, canaux, entrées, accès et transmissions nécessaires au processus défini.
L’objectif est de mettre en place un modèle opérationnel clair autour des outils déjà utilisés par votre équipe — et non de déployer un logiciel générique.
06 / MODÈLE OPÉRATIONNEL
Comparez le modèle opérationnel, pas une promesse.
Capacité interne
Le recrutement, l’intégration, la supervision et la charge administrative restent à la charge de votre organisation.
Périmètre YTEQO
Un processus défini, des limites convenues et la capacité opérationnelle à distance nécessaire à ce périmètre.
La comparaison se fait lors du cadrage, à partir du processus réel et des hypothèses opérationnelles — non de chiffres d’économies ou de performance inventés.
07 / PÉRIMÈTRE DU PROJET PILOTE
Comment le projet pilote est cadré
Le périmètre écrit consigne les règles opérationnelles d’un processus défini avant le démarrage des tâches récurrentes.
- Processus
- Un processus est défini pour le projet pilote.
- Entrées et livrables
- Les entrées à traiter et les livrables à produire sont énumérés dans le périmètre écrit.
- Responsables de validation
- Les personnes qui valident les limites courantes et les exceptions sont désignées.
- Limites de volume
- La limite de volume incluse est définie avant le démarrage des tâches récurrentes.
- Escalade
- Les cas sortant des règles convenues suivent le circuit d’escalade défini.
Les décisions techniques, commerciales et finales relatives au client restent entre les mains de votre équipe.
08 / UN PROJET PILOTE DÉLIMITÉ
Commencez par un processus défini et un périmètre écrit.
Un projet pilote applique le périmètre convenu à un processus. Le prix final du projet pilote et des missions récurrentes est confirmé une fois le périmètre du processus convenu.
09 / LES PERSONNES DERRIÈRE YTEQO
Les personnes derrière YTEQO.
Découvrez Petr et Sabina, les personnes derrière YTEQO.
Petr
Sabina
10 / CADRER VOTRE PROCESSUS
Cadrons votre processus.
Indiquez-nous quel processus récurrent nécessite un modèle opérationnel plus clair. Nous utiliserons ces informations afin de déterminer si un échange de cadrage est approprié.
Vous pouvez aussi nous écrire directement à : info@yteqo.com