01
Anfragen warten auf eine Zuständigkeit
Anfragen treffen über gemeinsame Postfächer und verschiedene Kanäle ein. Wichtige Details verteilen sich, Nachfassaktionen verlieren ihren Kontext, und der nächste Schritt bleibt unklar.
REMOTE OPERATIONS FÜR ETABLIERTE B2B-TEAMS
Definierte Backoffice-Workflows. Ihre Regeln. Ihre Entscheidungen.
Zuerst stimmen wir Workflow, Freigabegrenzen und Eskalationsweg ab. Die Routinearbeit folgt den vereinbarten Arbeitsregeln.
Workflow abstecken→01 / WO ARBEIT ZERFASERT
Wenn die Arbeit zu zerfasern beginnt.
02
Aufträge wechseln zwischen Personen und Systemen
Informationen müssen geprüft, erfasst, weitergeleitet und übergeben werden. Routinetätigkeiten binden Aufmerksamkeit, die Ihr Team für Entscheidungen braucht.
03
Rechnungen und Unterlagen brauchen eine klare Dokumentation
Dokumente, Statusaktualisierungen und ergänzende Unterlagen müssen vorbereitet und geordnet vorliegen, damit die richtige Person sie prüfen kann.
04
Kundenanfragen sorgen für ständige Unterbrechungen
Routinefragen und freigegebene Aktualisierungen konkurrieren mit dem übrigen Tagesgeschäft. Ausnahmen brauchen einen klaren Weg zu der Person, die entscheiden kann.
02 / BETRIEBSMODELL
Wir führen aus. Sie entscheiden.
Ein Workflow wird definiert, bevor die Routinearbeit beginnt: Eingaben, Ergebnisse, Verantwortliche, Freigabegrenzen und Eskalationsweg.
- 01
Workflow definieren
Wir stimmen die maßgebliche Datenquelle, Eingaben, Ergebnisse, Verantwortliche, Freigabepunkte und den Eskalationsweg ab.
- 02
Routinearbeit ausführen
YTEQO übernimmt den vereinbarten Eingang, die Erfassung, Warteschlangen, Übergaben und freigegebene Kommunikation nach den Arbeitsregeln.
- 03
Entscheidungen bei Ihrem Team belassen
Technische, kaufmännische und finale Kundenentscheidungen verbleiben bei Ihrem Team. Fälle außerhalb der vereinbarten Regeln werden an die entscheidungsbefugte Person eskaliert.
03 / LEISTUNGEN
Definierte Arbeit. Klare Übergaben.
Auftrags- und Anfragenadministration
Eingehende Aufträge und Anfragen im vereinbarten Workflow erfassen, prüfen und weiterleiten.
Management gemeinsamer Postfächer und Warteschlangen
Eingehende Nachrichten priorisieren, die Warteschlange pflegen und den nächsten Schritt sichtbar machen.
Rechnungsadministration und ergänzende Unterlagen
Administrative Informationen vorbereiten, ergänzende Dokumente organisieren und Vorgänge zur Prüfung weiterleiten.
Freigegebene Kundenkommunikation
Im Voraus abgestimmte Routineinformationen und Nachfassaktionen versenden; Ausnahmen zu Ihrer Entscheidung eskalieren.
Unterlagen, Kommentare und Kanalabstimmung
Vereinbarte Unterlagen aktuell halten und zusammengehörige Aktualisierungen für die zuständigen Personen bündeln.
Operatives Reporting und Übergaben
Die vereinbarte Übersicht zu laufender Arbeit, offenen Punkten und Übergaben bereitstellen.
Leistungsgrenze: Leistungen werden je Workflow definiert. Preisgestaltung, Rabatte, Kreditentscheidungen, Vertragsbedingungen, technische Spezifikationen, Qualitätsfreigaben, rechtliche oder steuerliche Beurteilungen sowie die abschließende Klärung von Beschwerden verbleiben beim Kunden.
04 / OPERATIVE GRENZEN
Klare Grenzen, verantwortliche Arbeit.
Bevor die Arbeit beginnt, hält der Workflow-Umfang die benötigten Informationen, erforderlichen autorisierten Zugriffe, Freigabeverantwortlichen und den Eskalationsweg fest.
Fragen zu Datenverarbeitung, Vertraulichkeit, Zugriff und Aufbewahrung werden im Rahmen der Abstimmung für den jeweiligen Auftrag behandelt.
05 / IHRE TOOLS, IHR WORKFLOW
Ausgerichtet an den Tools, die Ihr Team bereits nutzt.
YTEQO ist nicht an einen bestimmten Software-Stack gebunden. In der Abstimmung legen wir die Systeme, Kanäle, Eingaben, Zugriffe und Übergaben fest, die für den definierten Workflow erforderlich sind.
Ziel ist ein klares Betriebsmodell rund um die Tools, die Ihr Team bereits nutzt – kein allgemeiner Software-Rollout.
06 / BETRIEBSMODELL
Vergleichen Sie das Betriebsmodell, nicht ein Versprechen.
Interne Kapazitäten
Recruiting, Einarbeitung, Führung und der administrative Aufwand verbleiben in Ihrer Organisation.
YTEQO-Umfang
Ein definierter Workflow, vereinbarte Grenzen und die für diesen Umfang erforderliche remote operative Kapazität.
Der Vergleich gehört in die Abstimmung – anhand des tatsächlichen Workflows und der operativen Annahmen, nicht anhand erfundener Einsparungen oder Leistungskennzahlen.
07 / PILOTUMFANG
So wird der Pilot abgegrenzt
Der schriftliche Umfang hält die Arbeitsregeln für einen definierten Workflow fest, bevor die Routinearbeit beginnt.
- Workflow
- Für den Piloten wird ein Workflow definiert.
- Eingaben und Ergebnisse
- Die zu bearbeitenden Eingaben und die zu erstellenden Ergebnisse werden im schriftlichen Umfang aufgeführt.
- Freigabeverantwortliche
- Die Personen, die Routinegrenzen und Ausnahmen freigeben, werden benannt.
- Volumengrenzen
- Die eingeschlossene Volumengrenze wird festgelegt, bevor die Routinearbeit beginnt.
- Eskalation
- Fälle außerhalb der vereinbarten Regeln folgen dem festgelegten Eskalationsweg.
Technische, kaufmännische und finale Kundenentscheidungen verbleiben bei Ihrem Team.
08 / EIN KLAR ABGEGRENZTER PILOT
Beginnen Sie mit einem definierten Workflow und einem schriftlichen Umfang.
Ein Pilot wendet den vereinbarten Umfang auf einen Workflow an. Der finale Preis für Pilot und laufende Zusammenarbeit wird bestätigt, nachdem der Workflow-Umfang vereinbart wurde.
09 / DIE MENSCHEN HINTER YTEQO
Die Menschen hinter YTEQO.
Lernen Sie Petr und Sabina kennen, die Menschen hinter YTEQO.
Petr
Sabina
10 / WORKFLOW ABSTECKEN
Stecken Sie Ihren Workflow ab.
Teilen Sie uns mit, welcher wiederkehrende Workflow ein klareres Betriebsmodell braucht. Wir nutzen diese Informationen, um einzuschätzen, ob ein Gespräch über einen abgegrenzten Umfang sinnvoll ist.
Sie erreichen uns auch direkt unter: info@yteqo.com