VZDÁLENÉ PROVOZNÍ SLUŽBY PRO ZAVEDENÉ B2B TÝMY

Definované back-office procesy. Vaše pravidla. Vaše rozhodnutí.

Nejprve společně vymezíme proces, schvalovací hranice a eskalační postup. Rutinní práce pak probíhá podle dohodnutých provozních pravidel.

Vymezit proces spolupráce

01 / KDE SE PRÁCE TŘÍŠTÍ

Když se práce začne tříštit.

Poptávky čekají na přiřazení

Požadavky přicházejí do sdílených schránek i různými kanály. Podstatné informace se rozptýlí, návazná komunikace ztrácí souvislosti a není jasné, jaký má být další krok.

Objednávky putují mezi lidmi a systémy

Informace je třeba ověřit, zaznamenat, předat dál a navázat na ně. Rutinní administrativa odvádí pozornost od rozhodnutí, která může učinit jen váš tým.

Faktury a záznamy potřebují jasnou evidenci

Dokumenty, stavové aktualizace a podklady je třeba připravit a udržovat v pořádku, aby je mohl posoudit správný člověk.

Zákaznické fronty neustále přerušují práci

Rutinní dotazy a schválené aktualizace soutěží o pozornost se zbytkem dne. Výjimky potřebují jasnou cestu k člověku, který může rozhodnout.

02 / PROVOZNÍ MODEL

Zajišťujeme provedení. Rozhodujete vy.

Ještě před zahájením rutinní práce vymezíme jeden proces: jeho vstupy, výstupy, odpovědnosti, schvalovací hranice a eskalační postup.

01
Vymezíme proces
Dohodneme referenční zdroj údajů, vstupy, výstupy, odpovědnosti, schvalovací body a eskalační postup.
02
Zajistíme rutinní práci
YTEQO zajišťuje dohodnutý příjem požadavků, evidenci, fronty, předání práce a schválenou komunikaci podle provozních pravidel.
03
Rozhodnutí zůstávají vašemu týmu
Technická, obchodní i konečná rozhodnutí vůči zákazníkovi zůstávají vašemu týmu. Případy mimo dohodnutá pravidla se eskalují osobě, která může rozhodnout.

03 / SLUŽBY

Vymezená práce. Jasné předání.

Administrace objednávek a poptávek

Zachytíme, ověříme a předáme příchozí objednávky a poptávky v rámci dohodnutého procesu.

Správa sdílené schránky a fronty

Roztřídíme příchozí zprávy, udržujeme frontu a zpřehledníme další krok.

Administrace faktur a podkladů

Připravíme administrativní vstupy, uspořádáme podkladové dokumenty a předáme položky k posouzení.

Schválená komunikace se zákazníky

Odesíláme předem dohodnuté rutinní aktualizace a připomenutí; výjimky eskalujeme k vašemu rozhodnutí.

Evidence, komentáře a koordinace kanálů

Udržujeme dohodnuté záznamy aktuální a soustředíme související informace pro lidi, kteří je potřebují.

Provozní reporting a předání práce

Poskytujeme dohodnutý přehled rozpracované práce, otevřených položek a předání.

Hranice rozsahu: Služby se vymezují pro každý proces zvlášť. Ceny, slevy, úvěrové limity, smluvní podmínky, technické specifikace, uvolnění kvality, právní či daňové posouzení a konečné řešení reklamací zůstávají na straně klienta.

04 / PROVOZNÍ HRANICE

Jasné hranice, odpovědně provedená práce.

Před zahájením práce jsou v rozsahu procesu zaznamenány potřebné informace, požadované autorizované přístupy, vlastníci schválení a eskalační postup.

Otázky týkající se nakládání s daty, důvěrnosti, přístupů a uchovávání se řeší při vymezení konkrétní spolupráce.

05 / VAŠE NÁSTROJE, VÁŠ PROCES

Postaveno kolem nástrojů, které váš tým už používá.

YTEQO není vázáno na konkrétní softwarový stack. Při vymezení spolupráce stanovíme systémy, kanály, vstupy, přístupy a předání potřebné pro daný proces.

Cílem je jasný provozní model kolem nástrojů, které váš tým již používá — ne obecné zavádění softwaru.

06 / PROVOZNÍ MODEL

Porovnávejte provozní model, ne příslib.

Vlastní kapacita

Nábor, zaškolení, dohled a administrativní zátěž zůstávají ve vaší organizaci.

Rozsah YTEQO

Vymezený proces, dohodnuté hranice a vzdálená provozní kapacita potřebná pro tento rozsah.

Porovnání patří do fáze vymezení spolupráce a musí vycházet z reálného procesu a provozních předpokladů — ne z vymyšlených úspor nebo výkonnostních čísel.

07 / ROZSAH PILOTU

Jak vymezujeme rozsah pilotu

Písemný rozsah zachycuje provozní pravidla pro jeden vymezený proces ještě před zahájením rutinní práce.

Proces: Pro pilot je vymezen jeden proces.
Vstupy a výstupy: V písemném rozsahu jsou uvedeny vstupy ke zpracování a výstupy k dodání.
Schvalovací odpovědnosti: Jsou určeny osoby, které schvalují běžné hranice a výjimky.
Objemové hranice: Před zahájením rutinní práce je stanoven zahrnutý objem.
Eskalace: Případy mimo dohodnutá pravidla postupují podle stanoveného eskalačního postupu.

Technická, obchodní i konečná rozhodnutí vůči zákazníkovi zůstávají vašemu týmu.

08 / OHRANIČENÝ PILOT

Začněte jedním vymezeným procesem a písemným rozsahem.

Pilot uplatňuje dohodnutý rozsah na jeden proces. Konečná cena pilotu i navazující spolupráce se potvrzuje po dohodnutí rozsahu procesu.

09 / LIDÉ STOJÍCÍ ZA YTEQO

Lidé stojící za YTEQO.

Seznamte se s Petrem a Sabinou, kteří stojí za YTEQO.

Petr

Sabina

10 / VYMEZIT PROCES SPOLUPRÁCE

Vymezte svůj proces spolupráce.

Popište, který opakující se proces potřebuje jasnější provozní model. Informace využijeme k posouzení, zda dává smysl navázat konkrétní jednání o rozsahu.

Můžete nám také napsat přímo na: info@yteqo.com