REMOTE OPERATIONS FÖR ETABLERADE B2B-TEAM

Definierade backoffice-flöden. Era regler. Era beslut.

Först enas vi om arbetsflöde, beslutsgränser och eskaleringsväg. Därefter följer det löpande arbetet de överenskomna arbetssätten.

Avgränsa ert arbetsflöde

01 / NÄR ARBETET SPLITTRAS

När arbetet börjar splittras.

01

Förfrågningar väntar på en ansvarig

Förfrågningar kommer in via delade inkorgar och olika kanaler. Viktiga detaljer sprids ut, uppföljningar tappar sammanhang och nästa steg blir oklart.

02

Order rör sig mellan personer och system

Information behöver kontrolleras, registreras, skickas vidare och lämnas över. Rutinarbete tar fokus från de beslut som bara ert team kan fatta.

03

Fakturor och underlag behöver ett tydligt spår

Dokument, statusuppdateringar och underlag behöver förberedas och hållas i ordning så att rätt person kan granska dem.

04

Kundärenden skapar ständiga avbrott

Rutinfrågor och godkända uppdateringar konkurrerar med resten av arbetsdagen. Undantag behöver en tydlig väg till den person som kan fatta beslut.

02 / ARBETSMODELL

Vi utför. Ni beslutar.

Ett arbetsflöde definieras innan rutinarbetet börjar: indata, resultat, ansvariga, beslutsgränser och eskaleringsväg.

  1. 01

    Definiera arbetsflödet

    Tillsammans fastställer vi informationskälla, indata, resultat, ansvariga, beslutspunkter och eskaleringsväg.

  2. 02

    Utför rutinarbetet

    YTEQO hanterar överenskommen mottagning, registrering, köer, överlämningar och godkänd kommunikation enligt arbetssätten.

  3. 03

    Behåll besluten i ert team

    Tekniska, kommersiella och slutliga kundbeslut ligger kvar hos ert team. Ärenden utanför de överenskomna reglerna eskaleras till rätt beslutsfattare.

03 / TJÄNSTER

Definierat arbete. Tydliga överlämningar.

Order- och förfrågningsadministration

Registrera, kontrollera och vidarebefordra inkommande order och förfrågningar inom det överenskomna arbetsflödet.

Hantering av delade inkorgar och köer

Prioritera inkommande meddelanden, håll kön uppdaterad och gör nästa steg synligt.

Fakturaadministration och underlag

Förbered administrativa uppgifter, organisera underlag och skicka ärenden vidare för granskning.

Godkänd kundkommunikation

Skicka på förhand överenskomna rutinuppdateringar och uppföljningar; eskalera undantag för ert beslut.

Register, kommentarer och kanalsamordning

Håll överenskomna register uppdaterade och samla relaterade uppdateringar för de personer som behöver dem.

Operativ rapportering och överlämningar

Tillhandahåll den överenskomna översikten över pågående arbete, öppna punkter och överlämningar.

Tjänstegräns: Tjänster definieras per arbetsflöde. Prissättning, rabatter, kreditbeslut, avtalsvillkor, tekniska specifikationer, kvalitetsgodkännanden, juridiska eller skattemässiga bedömningar samt slutlig hantering av klagomål ligger kvar hos kunden.

04 / OPERATIVA GRÄNSER

Tydliga gränser, ansvarsfullt arbete.

Innan arbetet börjar beskriver arbetsflödets omfattning vilken information som behövs, vilka behöriga åtkomster som krävs, vem som godkänner och vilken eskaleringsväg som gäller.

Frågor om datahantering, konfidentialitet, åtkomst och lagring hanteras vid avgränsningen för det aktuella uppdraget.

05 / ERA VERKTYG, ERT ARBETSFLÖDE

Anpassat till verktygen som ert team redan använder.

YTEQO är inte bundet till en viss programvarumiljö. Under avgränsningen fastställer vi de system, kanaler, indata, åtkomster och överlämningar som behövs för det definierade arbetsflödet.

Målet är en tydlig arbetsmodell kring de verktyg som ert team redan använder – inte en generell utrullning av programvara.

06 / ARBETSMODELL

Jämför arbetsmodellen, inte ett löfte.

Intern kapacitet

Rekrytering, introduktion, ledning och administrativt arbete ligger kvar i er organisation.

YTEQO:s omfattning

Ett definierat arbetsflöde, överenskomna gränser och den operativa distanskapacitet som krävs för den omfattningen.

Jämförelsen hör hemma i avgränsningen – utifrån det faktiska arbetsflödet och operativa antaganden, inte utifrån påhittade besparingar eller resultatmått.

07 / PILOTENS OMFATTNING

Så avgränsas piloten

Den skriftliga omfattningen anger arbetssätten för ett definierat arbetsflöde innan rutinarbetet börjar.

Arbetsflöde
Ett arbetsflöde definieras för piloten.
Indata och resultat
De indata som ska hanteras och de resultat som ska tas fram anges i den skriftliga omfattningen.
Beslutsansvariga
De personer som godkänner rutinernas gränser och undantag identifieras.
Volymgränser
Den volymgräns som ingår fastställs innan rutinarbetet börjar.
Eskalering
Ärenden utanför de överenskomna reglerna följer den fastställda eskaleringsvägen.

Tekniska, kommersiella och slutliga kundbeslut ligger kvar hos ert team.

08 / EN TYDLIGT AVGRÄNSAD PILOT

Börja med ett definierat arbetsflöde och en skriftlig omfattning.

En pilot tillämpar den överenskomna omfattningen på ett arbetsflöde. Slutligt pris för pilot och löpande samarbete bekräftas efter att arbetsflödets omfattning har avtalats.

09 / MÄNNISKORNA BAKOM YTEQO

Människorna bakom YTEQO.

Möt Petr och Sabina, människorna bakom YTEQO.

Petr

Petr

Sabina

Sabina

10 / AVGRÄNSA ERT ARBETSFLÖDE

Avgränsa ert arbetsflöde.

Berätta vilket återkommande arbetsflöde som behöver en tydligare arbetsmodell. Vi använder informationen för att bedöma om ett samtal om en avgränsad omfattning är lämpligt.

Du kan också nå oss direkt på: info@yteqo.com