01
Le richieste restano in attesa di un responsabile
Le richieste arrivano attraverso caselle condivise e canali diversi. Le informazioni utili sono disperse, i follow-up perdono contesto e non è chiaro quale sia la prossima azione.
OPERATIVITÀ DA REMOTO PER TEAM B2B STRUTTURATI
Flussi di back office definiti. Le vostre regole. Le vostre decisioni.
Prima definiamo il flusso operativo, i confini delle approvazioni e il percorso di escalation. Il lavoro ricorrente segue le regole operative concordate.
Definiamo il vostro flusso operativo→01 / QUANDO IL LAVORO SI FRAMMENTA
Quando il lavoro inizia a frammentarsi.
02
Gli ordini passano tra persone e sistemi
Le informazioni devono essere verificate, registrate, instradate e passate di mano. L'amministrazione ricorrente distoglie l'attenzione dalle decisioni che può prendere solo il vostro team.
03
Fatture e registrazioni richiedono una tracciabilità chiara
Documenti, aggiornamenti di stato e registrazioni di supporto devono essere preparati e mantenuti in ordine affinché la persona giusta possa esaminarli.
04
Le code clienti generano interruzioni continue
Domande ricorrenti e aggiornamenti approvati competono con il resto della giornata. Le eccezioni devono avere un percorso chiaro verso chi può decidere.
02 / MODELLO OPERATIVO
Noi eseguiamo. Voi decidete.
Prima che inizi il lavoro ricorrente, viene definito un flusso operativo: input, output, responsabili, confini delle approvazioni e percorso di escalation.
- 01
Definiamo il flusso operativo
Concordiamo fonte di riferimento, input, output, responsabili, punti di approvazione e percorso di escalation.
- 02
Eseguiamo il lavoro ricorrente
YTEQO gestisce la ricezione, le registrazioni, le code, i passaggi di consegna e le comunicazioni approvate concordati, secondo le regole operative.
- 03
Le decisioni restano al vostro team
Le decisioni tecniche, commerciali e finali verso il cliente restano al vostro team. I casi al di fuori delle regole concordate vengono portati alla persona che può decidere.
03 / SERVIZI
Lavoro definito. Passaggi di consegna chiari.
Amministrazione di ordini e richieste
Acquisizione, verifica e instradamento di ordini e richieste in entrata nel flusso operativo concordato.
Gestione di caselle condivise e code
Smistamento dei messaggi in entrata, mantenimento della coda e visibilità della prossima azione.
Amministrazione delle fatture e registrazioni di supporto
Preparazione degli input amministrativi, organizzazione dei documenti di supporto e inoltro degli elementi per la revisione.
Comunicazioni approvate con i clienti
Invio di aggiornamenti ricorrenti e follow-up concordati in anticipo; le eccezioni vengono sottoposte alla vostra decisione.
Registrazioni, commenti e coordinamento dei canali
Aggiornamento delle registrazioni concordate e riunione degli aggiornamenti correlati per le persone che ne hanno bisogno.
Report operativi e passaggi di consegna
Messa a disposizione della vista concordata su lavoro in corso, elementi aperti e passaggi di consegna.
Confine dell'incarico: I servizi sono definiti per singolo flusso operativo. Prezzi, sconti, credito, condizioni contrattuali, specifiche tecniche, approvazione della qualità, valutazioni legali o fiscali e risoluzione finale dei reclami restano in capo al cliente.
04 / CONFINI OPERATIVI
Confini chiari, responsabilità definite.
Prima dell'avvio del lavoro, il perimetro del flusso operativo registra le informazioni necessarie, gli accessi autorizzati richiesti, i responsabili delle approvazioni e il percorso di escalation.
Le questioni relative a trattamento dei dati, riservatezza, accesso e conservazione vengono affrontate durante la definizione dell'incarico specifico.
05 / I VOSTRI STRUMENTI, IL VOSTRO FLUSSO OPERATIVO
Costruito attorno agli strumenti che il vostro team usa già.
YTEQO non è vincolata a una specifica dotazione software. Durante la definizione dell'incarico, individuiamo i sistemi, i canali, gli input, gli accessi e i passaggi di consegna necessari per il flusso operativo definito.
L'obiettivo è un modello operativo chiaro attorno agli strumenti che il vostro team usa già, non un generico avvio di software.
06 / MODELLO OPERATIVO
Confrontate il modello operativo, non una promessa.
Capacità interna
Ricerca, inserimento, supervisione e carico amministrativo restano nella vostra organizzazione.
Perimetro YTEQO
Un flusso operativo definito, confini concordati e la capacità operativa da remoto necessaria per quel perimetro.
Il confronto va svolto durante la definizione dell'incarico, usando il flusso operativo reale e le relative ipotesi operative, non risparmi o dati di performance inventati.
07 / PERIMETRO DEL PILOTA
Come definiamo il perimetro del pilota
Il perimetro scritto registra le regole operative per un flusso operativo definito prima che inizi il lavoro ricorrente.
- Flusso operativo
- Per il pilota viene definito un solo flusso operativo.
- Input e output
- Gli input da gestire e gli output da produrre sono elencati nel perimetro scritto.
- Responsabili delle approvazioni
- Vengono nominate le persone che approvano i confini operativi ricorrenti e le eccezioni.
- Limiti di volume
- Il limite di volume incluso viene indicato prima che inizi il lavoro ricorrente.
- Escalation
- I casi al di fuori delle regole concordate seguono il percorso di escalation stabilito.
Le decisioni tecniche, commerciali e finali verso il cliente restano al vostro team.
08 / UN PILOTA CIRCOSCRITTO
Iniziate con un flusso operativo definito e un perimetro scritto.
Un pilota applica il perimetro concordato a un flusso operativo. Il prezzo finale del pilota e quello continuativo vengono confermati dopo aver concordato il perimetro del flusso operativo.
09 / LE PERSONE DIETRO YTEQO
Le persone dietro YTEQO.
Conoscete Petr e Sabina, le persone dietro YTEQO.
Petr
Sabina
10 / DEFINIAMO IL VOSTRO FLUSSO OPERATIVO
Definiamo il vostro flusso operativo.
Raccontateci quale flusso operativo ricorrente richiede un modello operativo più chiaro. Useremo queste informazioni per capire se è opportuno avviare una conversazione con un perimetro definito.
Potete anche scriverci direttamente a: info@yteqo.com