01
Forespørsler venter på en ansvarlig
Forespørsler kommer inn via delte innbokser og ulike kanaler. Viktige detaljer spres, oppfølginger mister sammenheng, og neste steg blir uklart.
REMOTE OPERATIONS FOR ETABLERTE B2B-TEAM
Definerte backoffice-arbeidsflyter. Deres regler. Deres beslutninger.
Først blir vi enige om arbeidsflyt, beslutningsgrenser og eskaleringsvei. Deretter følger det løpende arbeidet de avtalte arbeidsreglene.
Avgrens arbeidsflyten→01 / NÅR ARBEIDET SPLITTES OPP
Når arbeidet begynner å splittes opp.
02
Ordrer flytter seg mellom personer og systemer
Informasjon må kontrolleres, registreres, rutes og overleveres. Rutinearbeid tar oppmerksomhet fra beslutningene bare teamet deres kan ta.
03
Fakturaer og dokumentasjon trenger et tydelig spor
Dokumenter, statusoppdateringer og underlag må forberedes og holdes i orden slik at rett person kan gjennomgå dem.
04
Kundekøer skaper stadige avbrytelser
Rutinespørsmål og godkjente oppdateringer konkurrerer med resten av arbeidsdagen. Unntak trenger en tydelig vei til personen som kan ta en beslutning.
02 / DRIFTSMODELL
Vi utfører. Dere beslutter.
En arbeidsflyt defineres før rutinearbeidet begynner: inndata, resultater, ansvarlige, beslutningsgrenser og eskaleringsvei.
- 01
Definer arbeidsflyten
Sammen avklarer vi kilden til sannhet, inndata, resultater, ansvarlige, godkjenningspunkter og eskaleringsvei.
- 02
Utfør rutinearbeidet
YTEQO håndterer avtalt mottak, registrering, køer, overleveringer og godkjent kommunikasjon etter arbeidsreglene.
- 03
Behold beslutningene i teamet deres
Tekniske, kommersielle og endelige kundebeslutninger blir hos teamet deres. Saker utenfor de avtalte reglene eskaleres til riktig beslutningstaker.
03 / TJENESTER
Definert arbeid. Tydelige overleveringer.
Ordre- og forespørselsadministrasjon
Registrer, kontroller og rute innkommende ordrer og forespørsler innenfor den avtalte arbeidsflyten.
Håndtering av delte innbokser og køer
Prioriter innkommende meldinger, vedlikehold køen og gjør neste steg synlig.
Fakturaadministrasjon og underlag
Forbered administrative inndata, organiser underlagsdokumenter og rute saker til gjennomgang.
Godkjent kundekommunikasjon
Send rutineoppdateringer og oppfølginger som er avtalt på forhånd; eskaler unntak for deres beslutning.
Registre, kommentarer og kanalkoordinering
Hold avtalte registre oppdatert og samle relaterte oppdateringer for personene som trenger dem.
Operativ rapportering og overleveringer
Gi den avtalte oversikten over arbeid som pågår, åpne saker og overleveringer.
Tjenestegrense: Tjenester defineres per arbeidsflyt. Prising, rabatter, kredittbeslutninger, kontraktsvilkår, tekniske spesifikasjoner, kvalitetsgodkjenninger, juridiske eller skattemessige vurderinger og endelig klagebehandling forblir hos kunden.
04 / OPERATIVE GRENSER
Tydelige grenser, ansvarlig arbeid.
Før arbeidet starter, beskriver arbeidsflytens omfang hvilken informasjon som trengs, nødvendige autoriserte tilganger, hvem som godkjenner og hvilken eskaleringsvei som gjelder.
Spørsmål om datahåndtering, konfidensialitet, tilgang og oppbevaring behandles ved avgrensningen for det aktuelle oppdraget.
05 / DERES VERKTØY, DERES ARBEIDSFLYT
Tilpasset verktøyene teamet deres allerede bruker.
YTEQO er ikke bundet til en bestemt programvarestack. I avgrensningen fastsetter vi systemene, kanalene, inndataene, tilgangene og overleveringene som trengs for den definerte arbeidsflyten.
Målet er en tydelig driftsmodell rundt verktøyene teamet deres allerede bruker – ikke en generell utrulling av programvare.
06 / DRIFTSMODELL
Sammenlign driftsmodellen, ikke et løfte.
Intern kapasitet
Rekruttering, opplæring, ledelse og administrativt arbeid forblir i organisasjonen deres.
YTEQO-omfang
En definert arbeidsflyt, avtalte grenser og den fjernbaserte operative kapasiteten som trengs for dette omfanget.
Sammenligningen hører hjemme i avgrensningen – basert på den faktiske arbeidsflyten og operative forutsetninger, ikke på oppdiktede besparelser eller resultatmål.
07 / PILOTENS OMFANG
Slik avgrenses piloten
Det skriftlige omfanget fastsetter arbeidsreglene for én definert arbeidsflyt før rutinearbeidet begynner.
- Arbeidsflyt
- Én arbeidsflyt defineres for piloten.
- Inndata og resultater
- Inndataene som skal behandles og resultatene som skal leveres, beskrives i det skriftlige omfanget.
- Godkjenningsansvarlige
- Personene som godkjenner rutinegrenser og unntak, identifiseres.
- Volumgrenser
- Volumgrensen som er inkludert, fastsettes før rutinearbeidet begynner.
- Eskalering
- Saker utenfor de avtalte reglene følger den fastsatte eskaleringsveien.
Tekniske, kommersielle og endelige kundebeslutninger blir hos teamet deres.
08 / EN TYDELIG AVGRENSET PILOT
Start med én definert arbeidsflyt og et skriftlig omfang.
En pilot anvender det avtalte omfanget på én arbeidsflyt. Endelig pris for pilot og løpende samarbeid bekreftes etter at arbeidsflytens omfang er avtalt.
09 / MENNESKENE BAK YTEQO
Menneskene bak YTEQO.
Møt Petr og Sabina, menneskene bak YTEQO.
Petr
Sabina
10 / AVGRENS ARBEIDSFLYTEN
Avgrens arbeidsflyten.
Fortell hvilken tilbakevendende arbeidsflyt som trenger en tydeligere driftsmodell. Vi bruker informasjonen til å vurdere om en samtale om et avgrenset omfang er aktuelt.
Du kan også nå oss direkte på: info@yteqo.com